Najprostsza definicja procesu mówi, że jest to "zaplanowany przebieg działań mający na celu uzyskanie oczekiwanych rezultatów". Mówiąc o procesie powinniśmy być pewni, że działania nie są przypadkowe, losowe lub za każdym razem inaczej wykonywane. Istnieją procedury i instrukcje ale ich opis nie jest tak jednoznaczny, jak opis w formie diagramów, który oprócz działań przedstawia chronologię, warianty przebiegu oraz informacje o stanowiskach, narzędziach i dokumentach.

Rozważmy przykład: "Zespół x centrali do 5 każdego miesiąca sporządza zbiorczy raport sprzedaży 10 oddziałów" (tyle instrukcja). Raporty cząstkowe z 4 oddziałów zawsze wymagają wyjaśnień, a z 6 pozostałych są prawidłowe. Jeżeli na diagramie znajdzie się symbol "wyjaśnienia" to będzie to odpowiadało rzeczywistości, ale czy to jest (zgodnie z definicją) planowane?  Czy tego chcieliśmy? Pozornie błahy (techniczny) problem umiejscowienia symbolu na diagramie (patrz schemat poniżej) obnaża nieefektywność procesu. 

Istnieją standardy opisu wykorzystywane na całym świecie. Najczęściej stosowane, to BPMN (Business Process Model and Notation) oraz EPC (Event-driven Process Chain). Różnią się od siebie układem, ale używają podobnych symboli oznaczających aktywność, zdarzenie, przepływ, bramkę, obiekt i uczestnika procesu (poniżej uproszczony przykład zapisu tego samego procesu w 2 notacjach). Standard pozwala każdemu użytkownikowi łatwiej zrozumieć sposób działania (podobnie jak łatwiej samodzielnie złożyć stolik na podstawie rysunków niż najbardziej dokładnego opisu).

Szczegółowo opisane powinny być tylko procesy kluczowe dla organizacji. 

Porównajmy dla przykładu pracę, w wyniku której setki albo tysiące klientów otrzymuje różne produkty, która jednocześnie pochłania dziesiątki etatów, z pracą wykonywaną sporadycznie i zajmującą jednorazowo niewiele czasu. Pierwsza z nich jest kluczowa i wymaga szczegółowego opisu. Druga już nie i wystarczy ogólny zapis np. w postaci podprocesu. Podobnie jak na atlasie drogowym Polski - plan Warszawy, Gdańska, Poznania, Krakowa itp. będzie w załączeniu, ale większość miejscowości pozostanie jedynie kropkami na mapach.

Wszystkie procesy powinny być zidentyfikowane i uporządkowane - buduje się ich hierarchię (czynności, podprocesy, procesy, procesy główne, obszary) i opisuje stosując odpowiednie poziomy modelowania: poglądowy (zakres), analityczny (zależności) wykonywalny (szczegóły). Przykład opisu procesów na różnych poziomach modelowania przedstawia poniższy schemat.

Identyfikacja wszystkich procesów, wybór spośród nich tych, które są kluczowe dla organizacji, a następnie ich szczegółowy opis i pomiar, to podstawa:

• kontroli kosztów wytwarzania
• kontroli efektywności pracy
• kontroli terminowości dostarczania produktów i realizacji usług
• modelowania procesów i prognozowania korzyści z wdrażanych zmian
• tworzenie dokumentacji potrzebnej do projektowania procesów, ich informatyzacji, kontroli wewnętrznej, szkoleń i innych